Genügt Ihre Einkaufslösung den Besonderheiten im Bau und Facility Management? Wo pflegen Sie Konzernstandards, Leistungsverzeichnisse, Preise? Versenden Sie noch Dateien? Wie werden Revisionssicherheit und Compliance sichergestellt?

Ausschreibung von Bau, Instandhaltung, Facility und Property Management via Internet - effizient, sicher, zeitgemäß

 

Die internetbasierende Software FM-Marktforum unterstützt Online-Ausschreibung und Vergabe wie folgt: Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Anbieterauswahl und Anbieteransprache, Angebotserstellung und 
Angebotsabgabe, Angebotsauswertung sowie Vergabe (Verhandlungen im Sinne virtueller Bietergespräche, alternativ rein preisgetriebene Auktionen, Zuschlag) finden zwischen dem beschaffenden / ausschreibenden Unternehmen (gegebenenfalls seinen externen Fachplanern) und seinen potentiellen Bietern / Lieferanten systemunterstützt via Internet statt.

 

Vorteile des FM-Markforums:

  • sofortige und absolute Vergleichbarkeit von Geboten und Anfragen
  • computergestützte Preisauswertung und Prüfprotokolle
  • Fehlerreduktion
  • kein Medienbruch, Wegfall Schnittstellen, Kopien und Dokumentenversand
  • Datenzugriff zentral, zeit- und ortsunabhängig
  • Einbindung von externen Fachplanern
  • bestmögliches Controlling durch "Röntgenblick" auf Arbeitsstände in Echtzeit
  • Transparenz, Revisionssicherheit, Beschaffungscontrolling
  • kurze Projektdurchlaufzeiten, Prozesskosteneinsparung
  • zentrale, aktuelle Wissensarchive

 

 

 

AGB

 

 

FAQs

 

 

Was ist das FM-Marktforum?

Das Prozesswerkzeug FM-Marktforum wurde für den Online-Einkauf von Bau, Bauwerkserhaltung und Facility Management konzipiert. Das FM-Marktforum umfasst zwei Dimensionen, nämlich Softwarefunktionalitäten sowie Wissensarchive:

Die Software unterstützt Ihren Beschaffungsprozess: Spezifikation von Leistungsverzeichnissen, Anbieterauswahl und -ansprache, Angebotserstellung und -abgabe, Angebotsauswertung, Vergabe und Dokumentation finden zwischen dem Beschaffenden / ausschreibenden Unternehmen (gegebenenfalls seinen externen Fachplanern) und seinen potentiellen Bietern / Lieferanten systemunterstützt und medienbruchfrei im Internet statt. Dateien müssen nicht mehr ausgetauscht werden. Angebote entsprechen zwingend den Anfragen und sind sofort vergleich- und computergestützt auswertbar.

Die Archive enthalten umfangreiches Datenmaterial für die Spezifikation von Leistungsverzeichnissen, deren Ausschreibung sowie die Auswertung von Angeboten (Leistungs-, Preis- und Lieferantendaten, Richtleistungskennzahlen etc.).

Was hat AIS Management mit dem FM-Marktforum zu tun?

AIS Management hat das internetbasierende Ausschreibungs- und Vergabewerkzeug FM-Marktforum entwickelt. Das FM-Marktforum wird von der AIS Management betrieben.

Für wen ist das FM-Marktforum geeignet?

Beteiligte bei Spezifikations-, Ausschreibungs- und Vergabeprozessen, also Einkaufs- und Fachabteilungen, Bauherren, Asset- und Portfoliomanager von Real Estate, Propertymanager, Fachplaner und Facility Management-Dienstleister, die Nachunternehmerleistungen beziehen.

Benötige ich spezifische Vorkenntnisse für die Arbeit mit dem FM-Marktforum?

Die Benutzeroberfläche des FM-Marktforums ist leicht verständlich. Die Bedienung folgt vertrauten Windows-Standards. Das FM-Marktforum setzt beim Anwender kein produktspezifisches Computerwissen voraus. Online-Hilfen sind eingerichtet. Schulungen und persönliche Betreuungen können vereinbart werden.

Entstehen für den Nutzer des FM-Marktforums Installations- oder Update-Kosten?

Nein. Bei der Nutzung im SaaS-Betrieb wird auf dem Rechner des Nutzers keine Software des FM-Marktforums installiert. Die Software FM-Marktforum befindet sich auf Rechnern im Rechenzentrum, auf die die Nutzer über ihren Internetzugang zugreifen. Durch das ASP-Konzept ist sichergestellt, dass immer die aktuellste Programmversion des FM-Marktforums verwendet wird. So fallen Softwareinstallations-, Applikations- und Updatekosten weg.

Was muss ich tun, um als Ausschreiber mit dem FM-Marktforum arbeiten zu können?

Sofern Sie noch nicht AIS-Kunde sind, müssen Sie mit AIS Management einen Nutzungsvertrag abschließen, den Login-Bereich auf der AIS-Homepage aufrufen und sich mit den von AIS Management erhaltenen Zugangsberechtigungen einloggen. Sie können sofort produktiv "loslegen".

Was bedeutet ASP bzw. SaaS?

Bei ASP (Application Service Providing) bzw. SaaS (Software as a Service) wird die Software-Applikation auf Mietbasis angeboten. Die Software-Applikation befindet sich auf Servern des hostenden Rechenzentrums, auf die der Nutzer - der "Client" - über ein Netz (z.B. Internet) zugreift. Installation und Wartung der Applikation auf dem Client-Rechner entfallen. Der Client-Rechner sendet die Eingabebefehle zum ASP-Server, auf dem die eingegebenen Informationen verarbeitet werden. Das Konzept stellt sicher, dass immer die aktuellste Version des FM-Marktforums verwendet wird.

Muss ich FM-Marktforum-Software kaufen?

Nein. Das FM-Marktforum steht im ASP-Modus zur Verfügung, d.h. Softwareinstallationen oder spezielle Hardwarevoraussetzungen sind nicht nötig. Für die Arbeit mit dem FM-Marktforum benötigt der Nutzer lediglich einen Internetzugang am Arbeitsplatz sowie eine einmalige Zugangsakkreditierung (Benutzername, Passwort).

Was zahle ich als Einkäufer bzw. Ausschreiber für die Nutzung des FM-Marktforums?

Dies ist abhängig davon, in welchem Umfang und in welchem Rahmen Sie die Lösung nutzen möchten. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Arbeit mit dem FM-Marktforum erfüllt sein?

Erforderlich sind am Arbeitsplatzrechner des Nutzers lediglich ein Internetzugang und ein aktueller Standardinternetbrowser (z.B. Microsoft Internetexplorer, Mozilla Firefox mit installiertem Java Runtime Environment der Firma SUN - ab JRE 1.6.11) sowie aktueller PDF-Betrachter, inklusive Plug-in für Browser. FM-Marktforum-Software muss aufgrund des ASP-Konzepts nicht installiert werden.

Ist ein bestimmtes Betriebssystem auf meinem Rechner erforderlich?

Nein. Das FM-Marktforum läuft mit allen Standardbetriebssystemen.

Auf welche Daten innerhalb des FM-Marktforums kann der Ausschreiber zugreifen?

Der Ausschreiber hat Zugriff auf seine eigenen Projekte, seine eigenen Archive und das von AIS Management gepflegte allgemeine FM-Archiv (Schätzpreise, Leistungstexte, Anbieterdatenbank etc.). Jeder Ausschreiber kann nur auf seine eigenen Ausschreibungen und die zu diesen abgegebenen Angeboten der vom Ausschreiber eingeladenen Bieter zugreifen. Es ist nicht möglich, fremde Ausschreibungen einzusehen.

Kann ich als Ausschreiber außerhalb des FM-Marktforums erstellte Leistungsverzeichnisse in das FM-Marktforum importieren?

Ja. Hierfür ist eine Schnittstelle eingerichtet, die dem Ausschreiber einen elektronischen Import von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format erlaubt. Bei der Umwandlung von Leistungsverzeichnisformaten, die nicht im GAEB-Format erstellt sind, beraten wir Sie gerne.

Kann ich als Ausschreiber mein im FM-Marktforum abgebildetes Leistungsverzeichnis mit Planmaterial, Vertragsbedingungen etc. versehen?

Ja. Sie haben die Möglichkeit, an jeder Ebene eines Leistungsverzeichnisses Vorspanntexte oder Dateien beliebigen Formats anzuhängen.

Welche Anbieter kann ich über das FM-Marktforum mit einer Ausschreibung ansprechen?

Im Prinzip jeden im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung. Voraussetzung ist, dass der Anbieter im FM-Marktforum registriert ist, also mit seinen Daten von AIS Management einmal in die Anbieterdatenbank des FM-Marktforums aufgenommen und mit Benutzernamen und Kennwort ausgestattet wurde. Sie brauchen als Ausschreiber auf Ihre bewährten Lieferanten nicht zu verzichten - sollten Sie einen Ihrer Wunschanbieter im FM-Marktforum vermissen, so muss dieser lediglich im vorgenannten Sinne einmalig registriert werden. Sie können im Übrigen im FM-Marktforum eigene Anbieterarchive einrichten, auf die nur Sie Zugriff haben. Diesen kundeneigenen Anbieterarchiven können registrierte Anbieter individuell zugeordnet werden.

Was passiert, wenn ein Anbieter keinen Internetzugang hat?

Dieser Fall tritt in der Praxis fast nie mehr auf. Wenn doch, dann verschafft sich der Anbieter einen Internetzugang. Sie als Nachfrager und Einkäufer "geben das Geld aus" und bestimmen deswegen Form und Medium mit den für Sie größten Vorteilen für Ausschreibung und Angebote. Die Praxis zeigt, dass Anbieter das FM-Marktforum positiv aufnehmen, selbst dann, wenn bisher noch keine Interneterfahrung vorliegt. Tatsächlich ist das Feedback von Anbietern aufgrund der Vorteile, die auch diese durch die Nutzung des FM-Marktforums haben, durchweg positiv.

Welcher Anbieter kann sich in die Anbieterdatenbank des FM-Marktforums eintragen lassen?

Im Prinzip jeder.

Auf welche Daten innerhalb des FM-Marktforums kann der Anbieter zugreifen?

Der Anbieter hat nur Zugriff auf die für ihn bestimmten Ausschreibungen. Um eine Ausschreibung sehen und bearbeiten zu können, muss der Anbieter vom Ausschreiber zur Teilnahme an der Ausschreibung eingeladen worden sein. Es ist keinem Anbieter möglich, Namen oder Preise von Mitbewerbern oder deren Anzahl zu sehen.

Welche Anbieter können die Ausschreibung sehen, die ich im FM-Marktforum erstellt habe?

Nur die Anbieter, die von Ihnen via FM-Marktforum eingeladen wurden, können die Ausschreibung sehen. Andere Anbieter und deren Angebotspreise sind für einen Anbieter nicht sichtbar.

Können sich die Anbieter bzgl. Angebotspreisen austauschen?

Der Anbieter hat nur Zugriff auf die vom Ausschreiber für ihn speziell veröffentlichten Leistungsverzeichnisse. Da die Anbieter einzeln informiert werden und dem Anbieter nicht bekannt ist, welche Konkurrenzunternehmen noch mitanbieten, sind Absprachen im FM-Marktforum nicht möglich.

Kann ich als Anbieter aus dem FM-Markforum exportieren und offline kalkulieren?

Ja. Hierfür ist eine Schnittstelle eingerichtet, die dem Anbieter einen elektronischen Export der Anfrage im GAEB-Format zum Import in die gängigen Kalkulationslösungen erlaubt. Ein Reimport der bearbeiteten Anfrage durch den Anbieter in das FM-Marktforum im GAEB-Format ist ebenfalls über die entsprechende Schnittstelle möglich.

Wie kommt ein Vertragsabschluss zustande?

Sie können Zuschläge online über das FM-Marktforum erteilen oder Verträge auch in der gewohnten Weise durch persönliche Unterschrift auf "Papier" abschließen.

Wie kann ich in die Anbieterdatenbank aufgenommen werden?

Um sich als Anbieter in die Anbieterdatenbank von FM-Marktforum eintragen zu lassen, wenden Sie sich bitte an AIS Management.

Wo liegen meine Daten?

Ausschreiber und Anbieter arbeiten im Echtzeitbetrieb im physikalisch gleichen System, das sich auf Rechnern eines Rechenzentrums befindet. Dort befinden sich auch gesichert die Daten.

Kann ich die Daten auch lokal bei mir sichern?

Sie können Ihre Ausschreibung als PDF-Datei, als HTML-Datei oder als GAEB-Datei jederzeit lokal auf Ihrem Rechner speichern. Preisspiegel und Prüfprotokolle sind darüber hinaus in Microsoft Excel und Microsoft Word exportierbar. Schließlich können Sie Leistungsverzeichnisse, Angebote, Preisspiegel und Vertragsvorlagen ausdrucken und den gesamten Prozess in Papierform dokumentieren.

Muss ich Dateien versenden?

Dateien (Leistungsverzeichnisse, Angebote) müssen nicht mehr versandt werden. Die vom Ausschreiber eingeladenen Anbieter erhalten automatisch Zugang zum zu bepreisenden Leistungsverzeichnis. Die Einträge des Anbieters erfolgen im physikalisch gleichen System.

Gibt es noch Papier?

Prinzipiell ist kein Papier mehr erforderlich, da der Prozess der Leistungsspezifikation, der Ausschreibung, der Angebotserstellung und -prüfung sowie der Verhandlung und Vergabe vollständig über das Internet abgewickelt werden kann. Es ist jedoch selbstverständlich möglich, Leistungsverzeichnisse, Angebote, Preisspiegel und Vertragsvorlagen etc. auszudrucken und den gesamten Prozess einschließlich Zwischenständen in Papierform zu dokumentieren.

Muss ich immer online sein?

Nur für Dateneingaben muss die Verbindung zum Internet bestehen bleiben. Sie können sich jederzeit abmelden, zu einem späteren Zeitpunkt wieder anmelden und dann die Arbeit exakt an dem Punkt fortsetzen, wo Sie die Arbeit unterbrochen haben.

Was passiert, wenn mein Rechner abstürzt?

Sie erleiden keinen Datenverlust. Speichern als vom Nutzer auszuführende Funktion gibt es nicht mehr. Jede Eingabe wurde direkt in die Datenbank des Systems geschrieben. Sie melden sich - sowohl als Ausschreiber als auch als Bieter - wieder an und können dann die Arbeit exakt an dem Punkt fortsetzen, wo Sie unterbrochen wurden.

Was passiert, wenn ich vergesse, das FM-Markforum zu beenden?

Je nach Konfiguration Ihres Internetproviders erhalten Sie gegebenenfalls nach einer gewissen Zeit den Hinweis, dass Sie längere Zeit trotz aktiver Leitung keine Aktionen vorgenommen haben. Eventuell wird die Verbindung ins Internet unterbrochen. Ihre Daten bleiben in jedem Fall erhalten.

Kann ich die mit der Aufbau- und Ablauforganisation in meinem Unternehmen verbunden Rechte im FM-Marktforum abbilden, d.h. kann ich bestimmten Usern bestimmte Befugnisse innerhalb des FM-Marktforums zuteilen?

Ja. In der Benutzerverwaltung des FM-Marktforums kann der "Superuser" Rechte an einzelne Beteiligte - interne Mitarbeiter wie auch externe Erfüllungsgehilfen (z.B. Planungsbüros etc.) - vergeben. So wird sichergestellt, dass definierte Aktionen, z.B. Ausschreibungsveröffentlichung, Öffnung von Angeboten oder Zuschläge nur von Mitarbeitern bzw. Institutionen mit entsprechenden Rechten durchgeführt werden können.

Wir lassen unsere Ausschreibungen extern erstellen, kann ich das FM-Marktforum trotzdem nutzen?

Selbstverständlich. Sie räumen Ihrem externen Planer entsprechende Zugriffsrechte ein. Der Planer kann die Ausschreibung im eigenen Büro am Computer erstellen. Sie können Ihrerseits aus einer Logenposition unverfälscht den Prozessfortschritt - "Röntgenblick auf die Knochen eines Projekts" - an Ihrem eigenen Monitor sehen.

Für meine Ausschreibungen habe ich externe Büros beauftragt, wieso sollte ich überhaupt mit dem FM-Marktforum arbeiten bzw. arbeiten lassen?

Der Einsatz des FM-Marktforums optimiert Ihre Ausschreibungs- und Vergabeprozesse deutlich und macht diese auch dann kostengünstiger, wenn Drittfirmen gebunden werden. Erstens stellen diese ausgelagerten Prozessleistungen (ebenso wie vermeidbar wiederkehrende Planungen) in Rechnung. Sie profitieren von via FM-Marktforum reduziertem Aufwand bei Ihrem externen Dienstleister. Zweitens gewinnen gerade bei einer Bindung externer Beteiligter, aber auch bei einer Vielzahl an Projekten Standardisierung, Wissensmanagement, Benchmarking, Controlling sowie einheitliche Berichte und Entscheidungsgrundlagen enorm an Bedeutung - hier können Sie durch das FM-Marktforum ebenfalls erhebliche Verbesserungen erzielen. Drittens profitieren Sie von den mit dem FM-Marktforum verkürzbaren Projektzeiten. Schließlich sollte die Hoheit über die Daten bei Ihnen liegen, damit Sie diese noch im Zugriff haben, wenn das externe Büro nicht mehr für Sie arbeitet

Wir haben bereits eine E-Procurement-Lösung. Brauche ich das FM-Marktforum noch?

Erlaubt Ihre E-Procurement-Lösung die Beschreibung komplexer Güter bzw. Dienstleistungen? Oder können Sie z.B. - ein einfaches Beispiel - nur die Glühbirne über eine Katalogbestellnummer einkaufen, nicht jedoch deren Überprüfung in bestimmten Zeitintervallen sowie deren Ersatz bei Defekt spezifizieren? Können Sie mit Ihrer Einkaufsplattform Ausschreibungen online erstellen? Oder beschränkt sich die Ausschreibung auf den Versand von E-Mails mit angehängten Dateien? Bietet Ihnen Ihre Einkaufsplattform Archive und lernende Wissensdatenbanken? Können mit Ihrer Einkaufsplattform automatisch Preisvergleiche erstellt werden? Bietet Ihnen Ihre E-Procurement-Lösung eine Datenbank mit klassifizierten Anbietern, die Sie zur Angebotsabgabe auffordern können? Dokumentiert Ihre E-Procurement-Lösung die Aktivitäten im Einkaufsprozess (wer hat wann was gemacht)? Ist Ihre Einkaufslösung revisionssicher? Fazit: Über einfache Katalognummern zu beschreibende Massenartikel auf der einen Seite und über individuelle Leistungsverzeichnisse zu spezifizierende komplexe Güter bzw. Dienstleistungen auf der anderen Seite bedingen zwei unterschiedliche Bestellprozesse und damit auch zwei - komplementär zu sehende - spezialisierte E-Procurement-Lösungen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um den Dienstleistungseinkauf auf "Online-Betrieb" umzustellen?

Sofort, wenn Sie den Anschluss nicht verpassen wollen. Mit jedem nicht über das FM-Marktforum realisierten Projekt versäumen Sie Einsparungen. Über das FM-Marktforum machen Sie dieses günstiger, besser und schneller.

Warum sollen in meinem Unternehmen Ausschreibungen nicht auf Papier bzw. durch den Austausch von Datenträgern oder die Versendung von Dateien abgewickelt werden?

Wollen Sie keine Prozesskosten einsparen?
Wollen Sie keine Zeit gewinnen?
Wollen Sie den Einkauf für Ihre Mitarbeiter nicht vereinfachen?
Wollen Sie keine Transparenz im Einkaufsprozess?
Wollen Sie den Anschluss verlieren?

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Ottmar Richter

 

 

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