Kämpfen Sie mit Schnittstellen, dezentralen Akten, Dokumentationslücken, veralteter Information? Finden Sie was Sie suchen? Sind Compliance und Vertraulichkeit für Sie relevant? Setzen Sie noch auf Papierakten und "E-Mail-Ping-Pong"?

Dokumentenmanagement bei Planung, Bau, Liegenschaftsmanagement, Vermarktung - sicher, transparent, zeitgemäß

 

Der virtuelle Datenraum Secure Dataroom ermöglicht via Internet die verteilte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, damit die Beteiligten so transparent und kontrolliert zusammenarbeiten können, als würden sie physisch "am gleichen Tisch" sitzen. Die Arbeit mit dem Secure Dataroom ist über das Internet und zeit- und ortsunabhängig möglich.

 

Vorteile des Secure Dataroom

  • für alle externen und internen Beteiligten eines Planungs- und Bauprozesses oder im Gebäudebetrieb eine zentrale, einheitliche, redundanzfreie Daten- und Kommunikationsbasis
  • strukturierte Dokumentenablage und einheitliche Dateinomenklatur (verbesserte Übersicht, leichtes Auffinden, schnelleres Abarbeiten)
  • Garantie, immer nur aktuelle Dokumente zu bearbeiten
  • Nachvollziehbarkeit der Änderungen an Dokumenten durch Historie und Versionierung - wer hat wann was gemacht
  • verbesserter Workflow durch direkte Zuordnung von Aufgaben / Meilensteinen
  • schneller Überblick bzgl. Status der Dokumente, Aufgaben sowie Projektstand
  • Reduktion von Datenspeicherplatz
  • Datenzugriff "rund um die Uhr" an jedem Tag von jedem PC mit Internetzugriff
  • kein "E-Mail-Ping-Pong" und auch keine Probleme mit Attachementgrößen bei E-Mails
  • Reduktion von Reiseaufwand und -kosten durch Abstimmung im Secure Dataroom

 

 

 

AGB

 

 

FAQs

 

 

Was ist der Secure Dataroom (SDR)?

Der virtuelle Datenraum SDR ermöglicht via Internet die verteilte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, damit die Beteiligten so transparent und kontrolliert zusammenarbeiten können, als würden sie physisch "am gleichen Tisch" sitzen. Die Arbeit mit dem SDR ist zeit- und ortsunabhängig möglich: Sie haben weltweit und 24 Stunden am Tag Zugriff auf Ihre Dokumente. Der SDR ermöglicht eine optimale Dokumentation des gesamten Lebenszyklus einer Immobilie in digitalen Projekt- und Gebäudeakten. Einsatzgebiete sind insbesondere

  • Projektsteuerung von Baumaßnahmen,

  • Dokumentationen (auch von Dienstleistern) im Gebäudebetrieb und Property Management,

  • Due Diligence sowie

  • digitale Verkaufsakten.

Für wen ist der SDR geeignet?

Beteiligte bei Planungs- und Bauprozessen sowie im Immobilienmanagement, also Bauherren, Asset- und Portfoliomanager von Real Estate, Propertymanager, Projektsteuerer, Fachplaner und Facility Management-Dienstleister.

Benötige ich spezifische Vorkenntnisse für die Arbeit mit dem SDR?

Die Benutzeroberfläche des SDR ist leicht verständlich. Die Bedienung folgt vertrauten Windows-Standards. Der SDR setzt beim Anwender kein produktspezifisches Computerwissen voraus. Online-Hilfen sind eingerichtet. Schulungen und persönliche Betreuungen können vereinbart werden.

Muss ich SDR-Software kaufen?

Nein. Der SDR steht im SaaS-Modus zur Verfügung, d.h. Softwareinstallationen oder spezielle Hardwarevoraussetzungen sind nicht nötig. Für die Arbeit mit dem SDR benötigt der Nutzer lediglich einen Internetzugang am Arbeitsplatz sowie eine einmalige Zugangsakkreditierung (Benutzername, Passwort).

Entstehen für den Nutzer des SDR Installations- oder Update-Kosten?

Nein. Bei der Nutzung im SaaS-Betrieb wird auf dem Rechner des Nutzers keine Software des SDR installiert. Die Software SDR befindet sich auf Rechnern im Rechenzentrum, auf die die Nutzer über ihren Internetzugang zugreifen. Durch das ASP-Konzept ist sichergestellt, dass immer die aktuellste Programmversion des SDR verwendet wird. So fallen Softwareinstallations-, Applikations- und Updatekosten weg.

Was muss ich tun, um im SDR einen virtuellen Datenraum einrichten zu können?

Sofern Sie noch nicht AIS-Kunde sind, müssen Sie mit AIS Management einen Nutzungsvertrag abschließen, den Login-Bereich auf der AIS-Homepage aufrufen und sich mit den von AIS Management erhaltenen Zugangsberechtigungen einloggen. Sie können sofort produktiv "loslegen".

Was bedeutet ASP bzw. SaaS?

Bei ASP (Application Service Providing) bzw. SaaS (Software as a Service) wird die Software-Applikation auf Mietbasis angeboten. Die Software-Applikation befindet sich auf Servern des hostenden Rechenzentrums, auf die der Nutzer - der "Client" - über ein Netz (z.B. Internet) zugreift. Installation und Wartung der Applikation auf dem Client-Rechner entfallen. Der Client-Rechner sendet die Eingabebefehle zum ASP-Server, auf dem die eingegebenen Informationen verarbeitet werden. Das Konzept stellt sicher, dass immer die aktuellste Version des SDR verwendet wird.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Arbeit mit dem SDR erfüllt sein?

Softwareinstallation oder spezielle Hardwarevoraussetzungen sind nicht nötig. Für die Arbeit mit dem SDR benötigt der Nutzer lediglich einen Internetzugang am Arbeitsplatz (z.B. Internet Explorer Version 5.5 oder aktueller) mit aktivierten Cookies und Java-Script. Weiterhin müssen Up- und Download von Dateien über das https-Protokoll von einer etwaigen Firewall des Nutzers zugelassen werden.

Ist ein bestimmtes Betriebssystem auf meinem Rechner erforderlich?

Nein. Der SDR läuft mit allen Standardbetriebssystemen. Bei Nutzung von Microsoft Windows ist auch WebDAV nutzbar.

Was ist WebDAV?

Beim Secure Dataroom können Sie durch die integrierte WebDAV-Schnittstelle auch über den Microsoft Windows Explorer auf Ihre Datenräume, Ordner und Dateien zugreifen - als sei der Datenraum eine virtuelle Festplatte. Öffnen Sie den Datenraum im Windows Explorer und Sie können wie gewohnt kopieren, umbenennen, verschieben, löschen, neue Ordner anlegen oder mehrere Ordner bzw. Dateien gleichzeitig mit "Copy & Paste" in den Datenraum hochladen.

Wo liegen meine Daten?

Die Daten befinden sich gesichert auf den Rechnern des Rechenzentrums. Der Nutzer greift auf diese im Echzeitbetrieb zu.

Kann ich die Daten auch lokal bei mir sichern?

Sie können bei entsprechender Berechtigung Daten lokal auf Ihrem Arbeitsplatzcomputer speichern und auch ausdrucken.

Wie werden die Daten gesichert?

Ihre Daten werden zentral auf den ASP-Servern des Rechenzentrums gehalten und dort auch gesichert. Datenverluste, z.B. bei einem Absturz Ihres Arbeitsplatzrechners sind ausgeschlossen. Strenge Authentifizierung bei der Anmeldung des Users, verschlüsselte Datenübertragung und Datenablage sowie Änderungsverfolgung sorgen im Vergleich zu Papierprozess bzw. individuellem E-Mail-Austausch für deutlich besseren Datenschutz und Revisionssicherheit.

Gibt es noch Papier?

Prinzipiell ist kein Papier mehr erforderlich, da der Datenaustausch vollständig über das Internet abgewickelt werden kann. Es ist jedoch selbstverständlich möglich Pläne, Protokolle, etc. auszudrucken und Dokumente einschließlich Zwischenständen in Papierform zu dokumentieren.

Muss ich immer online sein?

Nur für Dateneingaben muss die Verbindung zum Internet bestehen bleiben. Sie können sich jederzeit abmelden, zu einem späteren Zeitpunkt wieder anmelden und dann die Arbeit exakt an dem Punkt fortsetzen, wo Sie die Arbeit unterbrochen haben.

Was passiert, wenn ich vergesse, den SDR zu beenden?

Damit kein anderer User über Ihren PC unberechtigterweise auf Daten zugreift, meldet Sie der SDR, sofern Sie keine Aktivität mehr vorgenommen haben, automatisch nach 30 Minuten ab. Ihre Daten bleiben in jedem Fall erhalten.

Kann ich die mit der Aufbau- und Ablauforganisation in meinem Unternehmen verbundenen Rechte im SDR abbilden, d.h. kann ich bestimmten Usern bestimmte Befugnisse innerhalb des SDR zuteilen?

Wenn Sie das dazu notwendige Recht im SDR haben, ja. Die Rollen und Rechte (z.B. wer darf ein Dokument sehen, bearbeiten oder herunterladen) sind individuell anpassbar. Der Zugriff kann bis auf Dokumentenebene genau geregelt werden. So können auch Externe, z.B. Fachplaner oder Facility Management-Dienstleister ideal eingebunden werden.geregelt werden. So können auch Externe, z.B. Fachplaner oder Facility Management-Dienstleister ideal eingebunden werden.

Wie wird die Identität der Systemteilnehmer überprüft?

Um überhaupt den SDR betreten zu können, müssen Sie in den SDR eingeladen worden sein. Eine Einladung kann nur ein Systemadministrator bzw. ein User vornehmen, der hierzu berechtigt ist. Alle so eingeladenen Teilnehmer, die den SDR nutzen, müssen sich zuerst formal im System registrieren lassen. Dabei wird auch die Identität geprüft. Nur registrierte Nutzer erhalten Zugang zum SDR.

Man hört doch, das Internet sei unsicher - wie werden die Daten bei der Übertragung vor einem Fremdzugriff geschützt?

Ihre Daten und die zugehörige Kommunikation sind im Vergleich zum konventionellen Dokumentenmanagement (Papierprozess bzw. E-Mail-Austausch mit angehängten Dokumenten) deutlich sicherer: Strenge Authentifizierung bei der Anmeldung des Users, verschlüsselte Datenübertragung und Datenablage sowie Änderungsverfolgung sorgen im Vergleich zu Papierprozess bzw. individuellem E-Mail-Austausch für deutlich besseren Datenschutz und Revisionssicherheit.

Revisionssicherheit ist für mich von großer Bedeutung - wie werden die einzelnen Aktivitäten im SDR dokumentiert?

Maximale Revisionssicherheit ist gewährleistet: Jeder logische Arbeitsschritt wird im SDR dokumentiert und bleibt nachvollziehbar. Unter einem logischen Arbeitsschritt versteht man z.B. Upload eines Plans, Änderung eines Dokumentes, Versand einer Datei aus dem SDR etc. Wird also eine Aktivität von einem Nutzer im SDR vorgenommen, so wird durch elektronische Vermerke dokumentiert, wer diese Aktivität wann durchgeführt hat. Die Historie bleibt nachvollziehbar.

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Kilian Full

 

 

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